La quinzaine des Archives !

Quelques chantiers  de 2018

Il est de tradition aux Archives départementales des Pyrénées-Atlantiques, de fermer les portes au public durant deux semaines pour se consacrer à des chantiers qu’il est difficile de mener le reste du temps.

Depuis de nombreuses années, l’automne est la période choisie pour la fermeture annuelle.

Un écrin sur mesure

Nouvelle boîte de conservation

La sauvegarde des documents passe avant tout par les conditions de conservation. Parallèlement au contrôle de la température et de l’hygrométrie des magasins d’archives, la boîte de conservation est le tout premier film protecteur du document. Une boîte trop petite, et le document se plie et s’abîme. Une boîte trop grande et celui-ci glisse et se cogne aux bords dès qu’on le déplace. Une boîte à la bonne dimension est la garantie du confort et de la pérennisation.

 RECONDITIONNEMENT D'ARCHIVES ANCIENNES

A Bayonne, 301 registres ont été dépoussiérés et reconditionnés dans de nouvelles boîtes sur mesure. Il s’agit essentiellement des séries anciennes (avant la Révolution) des archives déposées par la ville de Bayonne et quelques documents de la ville de Biarritz.

Toujours à Bayonne, une équipe transversale (2 sites) a entamé l’état sanitaire (152 registres), les mesures (214 registres) et le dépoussiérage page à page (92 registres) des registres des bureaux du Pays basque du Contrôle des actes (sous-série 2 C). Le fonds mesure au total 8,70 ml et compte 214 registres. A la suite de ce métrage, de nouvelles boîtes sur mesure seront commandées pour achever le reconditionnement de ce fonds. Sur Pau, cette même sous-série, qui concerne cette fois-ci les bureaux béarnais est en cours de dépoussiérage, et de reconditionnement. Elle est constituée de 185 registres, soit 6 ml. Pour ce site, tous les registres ont fait l’objet d’un état sanitaire, d’un dépoussiérage page à page et d’une mise en boîte. Il ne reste plus qu’à les réimplanter en magasin.

PLANS CADASTRAUX GENERAUX PAR MASSES DE CULTURE

À Pau, une opération a été menée sur les plans du cadastre général par masses de culture. Il ont été dressés à la suite d’un arrêté des consuls du 12 brumaire an XI (3 novembre 1802) créant un « cadastre général par masses de cultures » dans 1 800 communes réparties sur tout le territoire (2 communes au moins par arrondissement, 8 au plus) et désignées par le sort. La loi du 15 septembre 1807 instaure le cadastre parcellaire et met fin à cette entreprise.

Ces plans sont au nombre de 92. Pour chacun d’entre eux ont été réalisées les opérations suivantes :

. la rédaction de l’état sanitaire et matériel ;

. le reclassement des plans par arrondissements et par communes ;

. la rédaction d’analyses succinctes comprenant une cotation provisoire, le nom des géomètres, arpenteurs..., le nombre de sections, la date de levée du plan, les dimensions et la technique employée pour la réalisation des plans (encre, aquarelle, lavis, mine de plomb) ;

. la mise en place d’un conditionnement provisoire.

A l’heure actuelle ces plans ne peuvent être communiqués au public en raison de leur mauvais état de conservation (nombreuses déchirures, nombreux trous et plis, perte de résistance du support, empoussièrement). Ils nécessitent tous une restauration qui ne pourra pas être envisagée avant 2019-2020.

Chaque document à sa place

Repérage des anomalies en magasin

Tout lecteur qui se respecte sait qu’un document s’identifie par sa cote. Code alphanumérique, la cote est la carte d’identité du document. Elle va permettre de le suivre, de son rangement dans les magasins à sa communication au public. Une mauvaise cote, un mauvais emplacement et… la communication devient difficile, voire quelques fois impossible !

RECOLEMENT

A Pau, une équipe a donc profité de la fermeture pour parcourir les 21 km linéaires et repérer les anomalies les plus visibles,  (étiquettes illisibles, ...). Cela a permis de parfaire l’ordre des documents sur les étagères. Une deuxième étape permettra de confronter l’image informatique du rangement des documents avec la réalité de ce qui se trouve sur les étagères. Cette opération s’appelle le récolement. Elle constitue un moment important de la vie des Archives, environ tous les cinq ou dix ans.

REGISTRE DES ENTREES

Toujours à Pau, deux autres opérations distinctes ont été consacrées à identifier des documents qui étaient « passés par les mailles du filet » du registre des entrées, il y a plus d’une dizaine d’années.

D’une part un peu moins de deux mètres linéaires de documents divers (XVII-XXe siècles), en majorité des archives d'origines privées, mais aussi quelques documents publics provenant de Sauvagnon et Villefranque sont désormais en instance de recevoir un numéro d’entrée, voire une cote définitive. Ils sont donc en chemin vers la communication (pour ceux dont l’état le permettra car l’opération a compris l’indispensable état matériel et sanitaire, suivi d’un conditionnement provisoire). C’est par exemple un important ensemble de documents concernant le sanctuaire de Sarrance et le village, ou bien quelques pièces réunies par la Croix rouge pour attester de transferts de prisonniers entre Idron et le camp de Gurs en 1944. Cela a permis de réorienter vers le Pôle d’archives de Bayonne et du Pays basque plus de 0,20 ml de documents provenant de ce territoire, en particulier des pièces d’Ancien Régime concernant plus d’une trentaine de paroisses.  

D’autre part, des documents figurés (surtout des photographies de documents faites par les Archives avant 2013) ont été l’objet d’une première identification sommaire, première étape vers l’attribution d’un numéro d’entrée puis d’une cote.

ARCHIVES DITES "DU MUSEE BASQUE" 

A Bayonne, sollicités pour le projet ACRONAVARRE, quelques fonds privés, anciennement conservés au Musée basque et de l’histoire de Bayonne et déposés au Pôle d’archives de Bayonne et du Pays basque par la ville ont été identifiés et reconditionnés afin de pouvoir être, mieux repérés par les équipes et communiqués en salle. Il s’agit des fonds des Archives béarnaises (E dépôt Bayonne 20 S), Daranatz (E dépôt Bayonne 21 S), Dassance (E dépôt Bayonne 22 S), Larraldia (E dépôt Bayonne 28 S) et Ythurbide (E dépôt Bayonne 30 S).

Les Archives s'archivent !

Archivage des recherches en salle de lecture de Bayonne

Comme toute autre administration, les services d’archives produisent eux-aussi leurs propres documents qui n’échappent pas au classement et à la communication.

Cette année, ce sont les recherches, de 2010 à 2015, reçues par correspondance qui ont fait l’objet d’un tri et d’un classement au Pôle d’archives de Bayonne et du Pays basque.

A Pau, l’archivage a porté sur les archives de la comptabilité et du secrétariat.

Archives classées

Le classement est l’une des quatre missions des archives, communément appelées les 4 C : collecter, classer, conserver, communiquer.

Un fonds d’archives non classé ne peut être communiqué. Le classement est une opération intellectuelle très structurée qui répond à des normes professionnelles bien précises. Pour chaque type d’archives, des cadres de classement règlementaires existent : archives départementales, communales, hospitalières, privées… 

Rédaction de l'instrument de recherche du bureau de Saint-Jean-Pied-de-Port

L’équipe de Bayonne a achevé le classement du Bureau de l’enregistrement de Saint-Jean-Pied-de-Port qui avait débuté mi-juin 2017. Ce bureau compte 512 registres dont 31 feront l’objet, en 2019 d’une restauration.

Dépoussiérage des registres du bureau de Saint-Jean-de-Luz

Le nouveau bureau en cours de classement est celui de Saint-Jean-de-Luz. Depuis la collecte de ces archives en 2012, le service (tous sites confondus) a classé 18 bureaux sur 29.

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