Élimination réglementaire des documents

Par exemple pour les archives communales et des EPCI, trois instructions principales indiquent les durées de conservation des documents ainsi que leur sort final (élimination ou conservation) :

• Tri et conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales.
  Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009 (en partie modifiée).
• Tri et conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d'activité spécifiques.
  Préconisations DGP/SIAF/2014/006 du 22 septembre 2014 (en vigueur).
• Traitement et conservation des archives relatives aux élections politiques postérieures à 1945
  Instruction DPACI/RES/2004/01 du 5 janvier 2004 (en vigueur).

Un bordereau d’élimination, signé par la/le chef du service, la/le maire ou la/le président(e), doit être soumis au Service départemental des archives avant toute destruction. Cette procédure permet d’éviter que des documents d’intérêt historique soient détruits. Le bordereau atteste du respect de la procédure administrative et témoigne de l’existence antérieure des documents. Après obtention du visa du Service départemental des archives, les documents sont brûlés ou déchiquetés.