Eliminer et verser

Les éliminations sont une aide précieuse au classement. L’archiviste est souvent présenté comme « la personne sachant éliminer ». Il n’est pas nécessaire de garder des documents n’ayant plus d’utilité administrative. Les tableaux de tri et d’élimination de la circulaire AD-93-1, du 11 août 1993, nous guident pour le traitement des documents postérieurs à 1982.

Plusieurs délais réglementent les éliminations :

Factures (investissement et fonctionnement)     10 ans conserver le gros investissement (bâtiments)
Chrono courrier     6 ans
Permis d’inhumer     10 ans
Plis d’huissiers     1 an

Un bordereau d’élimination, signé par le maire, doit être soumis au Service départemental des archives avant toute destruction. Cette procédure permet d’éviter que des documents d’intérêt historique soient détruits. Le bordereau atteste du respect de la procédure administrative et témoigne de l’existence antérieure des documents. Après obtention du visa du Service départemental des archives, les documents sont brûlés ou déchiquetés.