Gérer vos dossiers : classement et tri

Le classement est un travail de tri qui comporte plusieurs étapes :

 

• Séparer les documents d’archives de la documentation et des publications,
• Regrouper les dossiers déjà constitués par thèmes (élections, personnel, comptabilité,...) en relevant les dates extrêmes et les titres. On peut aussi préciser la nature des documents (exemple : comptabilité : factures),
• Traiter le vrac en répartissant les documents par thèmes selon un classement cohérent. On peut utiliser les lettres alphabétiques retenues dans le cadre de classement de 1926 (exemple : 1K : listes électorales 1915-1955),
• Diviser un dossier important en sous-dossiers,
• Enlever les brouillons, les doubles et les imprimés vierges,
• Mettre les dossiers dans des boites en respectant les thèmes ou les lettres choisis,
• Dresser un état du contenu de chaque boite d’archives,
• Ranger les boites dans le local à archives.

Le cadre de classement

Tous les fonds d’archives communales déposés au Service départemental des archives sont classés selon le cadre de classement établi en 1926. Ce cadre réglementaire thématique doit être suivi par toutes les communes.

Il prévoit 2 parties distinctes qui sont :

 

• les archives antérieures à 1790, dites « archives anciennes », réparties en 9 séries de documents, identifiés par les doubles lettres AA à II,
• les archives de 1790 à 1982, dites « modernes », réparties en 18 séries de documents identifiés par les lettres A à S.

Pour les documents postérieurs à 1982, identifiés par la lettre W, attribuée à la série continue (circulaire AD83-1 du 8 mars 1983), on applique « l’instruction de tri et de classement » définie par la circulaire AD93-1.

Les documents ne sont plus regroupés par thèmes, mais répartis en 10 domaines d’action administrative qui sont :

 

• l’administration communale,
• l’attribution des maires agissant au nom de l’État,
• le personnel communal,
• l’urbanisme, la voirie, les communications,
• les biens communaux,
• les finances communales,
• l’assainissement, l’hygiène, la santé,
• l’action sociale,
• l’enseignement,
• les sports, les loisirs, la culture.

 

 

À chaque domaine d’action correspond un tableau de tri présentant :

 

• la nature du document à classer,
• sa durée d’utilité administrative (DUA),
• une proposition de tri et d’élimination (C : conserver, E : éliminer, TS : tri sélectif),
• sa communicabilité à un tiers.