Les dernières actualités
29 mai 2024 - événement
29 mai 2024 - actualité
23 mai 2024 - actualité
Conserver ses documents
Local d'archives
Le local à archives, placé sous la responsabilité de la secrétaire de mairie, doit être soumis à certaines normes :
- Surveillance de la résistance au sol entre 900 et 1200 kg/m2 pour des rayonnages fixes (résistance moyenne de 60kg/ml), et entre 1300 et 1700 kg/m2 pour des rayonnages mobiles,
- Surveillance de la température entre 16° et 20° C : une température constante est souhaitable pour la conservation des archives. Le stockage des documents dans un grenier implique une bonne isolation. Une température trop élevée combinée à une forte humidité favorise le développement des insectes,
- Surveillance du taux d’humidité entre 50 et 60% : une circulation de l’air régulière prévient l’apparition des moisissures,
- Protection contre l’incendie : la révision régulière des installations électriques est souhaitable,
- Protection contre les risques d’infiltration et d’inondation : le passage des tuyauteries est à éviter et l’étanchéité du toit est à surveiller,
- Protection contre la lumière artificielle et naturelle : le soleil n’est pas l’ami des documents, aussi il faut veiller à ce qu’il ne pénètre pas trop dans le local. - protection contre les animaux (rongeurs, oiseaux, etc.) et la poussière (accélérateur de dégradation du papier).
Quelques recommandations pour l’aménagement du local à archives :
- Préférer les rayonnages et les étagères métalliques à celles en bois (vérifier leur solidité) ; la tablette la plus haute ne doit pas excéder 1,80m. Les rayonnages peuvent être remplacés par des armoires métalliques (équipées de grilles de ventilation pour l’air),
- Prévoir une allée entre les rayonnages,
- Prévoir un emplacement pour la consultation des documents.
Le conditionnement des documents
Le conditionnement des archives est la conséquence immédiate du classement.
Pour le réaliser, on utilise des chemises (et non des pochettes en plastique) et des boites à archives.
A l’intérieur de chaque dossier constitué, on aura pris soin d’ôter les élastiques (qui se dégradent avec le temps), les trombones et les épingles en métal (qui s’oxydent et rouillent).
La cote de référence portée sur chaque boite se fera à l’aide de feutres et de marqueurs.
La restauration des archives
La restauration des archives assure la pérennité aux documents. Elle concerne principalement les archives historiques de la commune dégradées par le temps, telles que les parchemins (avec ou sans sceaux), les registres de délibérations anciennes, les plans aquarellés, etc. La restauration, tout comme la reliure, doit être confiée à des professionnels.
Au terme d’un délai établi (année civile, décennie, etc.) des documents conservés sous forme de feuillets (délibérations municipales, arrêtés du maire, état civil, etc.) peuvent être reliés. Ces registres ne doivent plus être photocopiés (dégradation de la reliure).
Pour toute analyse de devis, interrogation ou conseil, ne pas hésiter à contacter le Service départemental des archives.
Les archives communales classées, reliées et restaurées constituent une source indispensable pour l’histoire d’une commune. Leur mise en valeur intervient au gré d’une exposition ou d’une publication.
