Élections 2026 : pensez au récolement de vos archives !
Les archives communales et intercommunales sont, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme ou leur support, des archives publiques imprescriptibles et inaliénables (Code du patrimoine, article L.212-1). Les communes et EPCI sont propriétaires de leurs archives.
Les maires et présidents sont responsables civilement et pénalement de la bonne gestion, conservation et communication des archives de leur collectivité.
Aussi, le maire ou président sortant et le maire ou président nouvellement élus, doivent-ils dresser un procès-verbal de prise en charge des archives auquel sera annexé le récolement (= liste) des documents. Cette procédure entérine le transfert de responsabilité entre l’ancien et le nouveau maire ou président. Cette formalité doit être réalisée à chaque élection, même si le maire ou le président est réélu.
Au-delà des enjeux juridiques, le récolement permet de dresser un état des lieux périodique des archives afin d’améliorer leur gestion et de s’assurer de la préservation du patrimoine communal et communautaire.
Dans le cadre des élections 2026, une nouvelle procédure a été mise à place pour saisir le récolement en ligne sur Démarche numérique (anciennement Démarches Simplifiées). Les communes et EPCI peuvent ainsi :
- soit remplir le formulaire en ligne,
- soit compléter le formulaire proposé par les Archives départementales des Pyrénées-Atlantiques (AD64) sous format bureautique.
Pour vous accompagner dans cette démarche, les AD64 vous proposent plusieurs outils.
Pour les communes
- Un guide méthodologique
- Un formulaire-type de procès-verbal et de récolement sous format Word : doc à mettre .
- Le formulaire en ligne de Démarche numérique : Récolement des archives communales et communautaires en vue des élections de mars 2026 · demarche.numerique.gouv.fr
- Une foire aux questions (FAQ) sur le formulaire de Démarche numérique
- La documentation complète sur Démarche Numérique réalisée par le Service interministériel des archives de France (SIAF) : Démocratie culturelle : quelle responsabilité spécifique pour les institutions culturelles patrimoniales ?
Pour les EPCI (communautés d’agglomération, communautés de communes, syndicats)
- Un guide méthodologique.
- Un formulaire-type de procès-verbal et de récolement sous format Word.
- Le formulaire en ligne de Démarche numérique : Récolement des archives des EPCI en vue des élections de mars 2026 · demarche.numerique.gouv.fr .
- Une foire aux questions (FAQ) sur le formulaire de Démarche numérique.
- La documentation complète sur Démarche numérique réalisée par le Service interministériel des archives de France (SIAF) : Démocratie culturelle : quelle responsabilité spécifique pour les institutions culturelles patrimoniales ?
Pour plus d’informations notamment sur les obligations règlementaires, consulter l’instruction réalisée dans le cadre des élections de 2026 par le SIAF :
20251125_DGPA_SIAF_2025_011_PreconisationsRecolement.pdf
Vous n’avez pas trouvé de réponse à votre question dans les outils proposés ? Vous pouvez nous contacter à :
archives@le64.fr
